Informativa privacy — NexusVisite

Versione 1.1 — 6 settembre 2026 · NexusVisite · info@djcorporate.it Questa informativa descrive il software NexusVisite e vale per qualunque azienda lo usi. ⚠️ Non nomina nessun cliente: è un documento pubblico, e chi usa il software non è un'informazione che spetta a noi divulgare. La copia con i dati dell'azienda compilati viene consegnata a chi sottoscrive il contratto.

1. Chi tratta i dati, e chi decide

Questa è la distinzione da cui dipende tutto il resto.

⚠️ D&J non decide nulla sui dati commerciali. Il ruolo proprietario con cui accediamo non può leggere clienti, visite né utenti: quelle rotte gli rispondono 403. Serve solo a creare e sospendere le aziende. Non è una promessa: è come è costruito il software, ed è verificato da prove automatiche. I nostri sub-responsabili sono elencati più avanti.

2. Quali dati ci sono

Le persone che usano il software

Nome e cognome, nome utente, email aziendale, ruolo, area. Password cifrata (bcrypt): non è leggibile da nessuno, nemmeno da noi. E, per ogni visita registrata: quando è stata scritta, oltre a quando la visita è avvenuta. ⚠️ Quest'ultimo è un dato sul lavoratore e va detto chiaramente. Il software mostra «scritta 5 giorni dopo» e, nel cruscotto della direzione, quante visite ha fatto ciascuno e da quanto non se ne fa una. Il titolare ha dichiarato che questi dati NON vengono usati per valutare le persone. Serve a dirigere l'attività commerciale — sapere dove non si va da troppo tempo — non a misurare il rendimento del singolo. Cosa comporta, in concreto:

• Non serve l'accordo sindacale né l'autorizzazione dell'Ispettorato. NexusVisite è uno «strumento utilizzato dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa» (art. 4, comma 2, Statuto dei Lavoratori), che è espressamente escluso dall'autorizzazione preventiva del comma 1.
• L'informativa ai lavoratori resta dovuta comunque (art. 4, comma 3). Il comma 3 non fa eccezioni: qualunque strumento che registri l'attività richiede che al lavoratore sia data «adeguata informazione» sulle modalità d'uso e sui controlli. È una pagina, e senza di essa i dati raccolti non sono utilizzabili a nessun fine, nemmeno organizzativo.
• ⚠️ La dichiarazione va mantenuta nei fatti. Se un domani il cruscotto venisse usato per decidere premi, richiami o assegnazioni, si rientrerebbe nel controllo a distanza a tutti gli effetti — e servirebbe l'intero percorso del comma 1. Il software non può impedirlo: è una scelta organizzativa che il titolare deve tenere.

Il software non ha GPS ed è una scelta: geolocalizzare chi fa la visita sarebbe controllo a distanza a tutti gli effetti.

I contatti dei clienti

Ragione sociale, indirizzo, telefono, email, settore, note. La maggior parte sono dati di aziende, che non sono dati personali — ma non tutti, e la distinzione conta:

⚠️ Quanti ne siano di ciascun tipo dipende dall'anagrafica di ogni azienda, e cambia nel tempo. Su richiesta il titolare può ottenere il conteggio esatto della propria: si misura, non si stima.

Il contenuto delle visite

Con chi si è parlato, cosa ci si è detti, cosa è stato promesso. Sono dati personali sia del referente sia del commerciale. ⚠️ Le note sono testo libero: il titolare deve dire alle proprie persone di non scriverci dati particolari — condizioni di salute, opinioni politiche o sindacali, vicende giudiziarie. Il software non può impedirlo, e un dato particolare finito lì cambia il regime giuridico di tutto il trattamento.

Cosa NON c'è

Nessun dato particolare per costruzione, nessun dato di minori, nessun dato giudiziario, nessuna geolocalizzazione, nessuna profilazione, nessuna decisione automatizzata.

3. Perché, e con quale base

⚠️ Il legittimo interesse richiede una valutazione di bilanciamento scritta (LIA): la fa il titolare, non noi.

4. Per quanto tempo

L'anagrafica: cinque anni dall'ultima attività

Il titolare ha fissato il termine. Perché sia applicabile e non solo scritto, va detto da quando si contano:

• per un cliente visitato almeno una volta: dalla data dell'ultima visita;
• per un cliente mai visitato: dalla data di inserimento in anagrafica.

Trascorsi cinque anni la scheda viene riesaminata, non cancellata d'ufficio: un cliente storico che non si vede da cinque anni può essere ancora un cliente, e cancellarlo automaticamente porterebbe via anche la storia commerciale fatta su di lui. Lo strumento c'è: pagina Da riprendere → «Da riesaminare (5 anni)», visibile a chi coordina. Elenca le schede fuori termine, le più vecchie in cima, e conta dalle due date giuste — ultima visita, oppure inserimento per chi non ne ha mai avute. ⚠️ Non cancella nulla, di proposito. Un cliente storico fermo da cinque anni può essere ancora un cliente, e una cancellazione d'ufficio porterebbe via anche la storia commerciale fatta su di lui. La scelta resta di chi conosce quei clienti; il software si limita a non lasciare che la scadenza passi inosservata.

5. A chi vanno i dati

Sub-responsabili sempre attivi

Dove stanno i dati: Paesi Bassi

I dati risiedono nella regione Europe West (Amsterdam, Paesi Bassi) di Railway, quindi dentro lo Spazio economico europeo. Non c'è nessun trasferimento dei dati a riposo da documentare, e non servono clausole contrattuali standard per l'archiviazione. ⚠️ Una precisazione che va fatta comunque. Railway Corp. è una società statunitense: se il suo personale di assistenza può accedere ai sistemi per manutenzione, quello è un accesso dall'estero, e va coperto dal contratto di Railway (DPA e clausole contrattuali standard). Va richiesto e messo agli atti, come si fa con qualunque fornitore. Non è la stessa cosa di ospitare i dati negli Stati Uniti — è molto meno — ma non è nulla.

Sub-responsabile eventuale: il fornitore dell'assistente

Solo se il titolare accende l'assistente — spento in partenza. Quello che una persona scrive in quella pagina viene inviato al fornitore scelto dal titolare (Anthropic, OpenAI o Google) con il contratto del titolare, non con un account D&J. Sono due cose diverse:

• il testo incollato, quando chiede di metterlo in colonne;
• la descrizione di cosa cerca, quando chiede di cercare aziende sul web («aziende di oleodinamica nel Lazio»). ⚠️ In questo secondo caso il fornitore naviga: apre pagine, e chi ospita quelle pagine vede una visita che arriva dal fornitore, non dall'azienda.

⚠️ Il titolare deve:

• verificare il contratto col fornitore (che i dati non siano usati per addestrare i modelli — le condizioni per uso commerciale di norma lo escludono, ma va confermato);
• aggiungerlo al proprio registro dei trattamenti;
• dire alle proprie persone di non scriverci dati che non devono uscire — vale per il testo incollato come per la descrizione di cosa si cerca.

Il software mostra questo avviso nella pagina stessa, prima dell'uso.

Ricerca nel registro imprese (facoltativa)

Dal 6 settembre 2026 l'azienda può collegare un account openapi.it per cercare imprese per codice ATECO, zona, fatturato e dipendenti. ⚠️ Il verso di questo trattamento è opposto agli altri, e conta. Verso il fornitore escono solo i criteri di ricerca — un codice ATECO, una provincia — e nessun dato dell'azienda o dei suoi clienti. Quello che entra, invece, sono dati di imprese terze che nessuno ci ha dato: vengono dal registro delle imprese tenuto dalle Camere di Commercio, arricchiti dal fornitore.

⚠️ La partita IVA di una ditta individuale, e il suo codice fiscale, sono dati personali: dietro c'è una persona fisica, non una società. Lo stesso vale per una PEC nominativa. Il fatto che il registro sia pubblico non toglie gli obblighi verso l'interessato.

⚠️ Dati raccolti sul web e dal registro: l'art. 14 diventa concreto

Dal 6 settembre 2026 i nominativi possono entrare in anagrafica per due strade nuove: l'assistente che cerca sul web, e la ricerca nel registro imprese. In entrambi i casi sono dati raccolti presso terzi, non presso l'interessato: si applica l'art. 14 del GDPR, che chiede di informare la persona entro un mese o al primo contatto. Nella pratica:

• Quasi sempre si tratta di dati di aziende, che non sono dati personali: ragione sociale, indirizzo della sede, centralino, info@.
• Diventano dati personali quando la pagina riporta un nome e cognome o un'email nominativa. Il software non chiede al modello di cercare referenti, ma una pagina «Contatti» può contenerli, e possono finire nel campo note.
• Il campo partita IVA non viene mai compilato dall'assistente, in nessuna delle due funzioni.

⚠️ Questa è la ragione per cui l'informativa art. 14 sul sito del titolare smette di essere una formalità: prima i nominativi arrivavano da fiere, elenchi e contatti diretti; adesso possono arrivare da una pagina web che l'interessato non sa di aver «dato». È il punto 3 dell'elenco qui sotto, ed è salito di priorità. ⚠️ Nel registro tecnico del servizio finisce la richiesta di ricerca, mai i risultati: nomi e recapiti di aziende terze non hanno motivo di stare in un registro.

Nessun'altra comunicazione

Nessuna vendita, nessuna cessione, nessuna pubblicità.

6. Come sono protetti

Sintesi; il dettaglio è in privacy-misure-sicurezza.md.

• Cifratura in transito (HTTPS obbligatorio, HSTS un anno)
• Password cifrate con bcrypt
• Separazione fra aziende garantita dal database, non solo dal codice: le chiavi esterne portano dentro l'identificativo dell'azienda, quindi una visita non può puntare al cliente di un'altra nemmeno per un errore di programmazione
• Accesso limitato per ruolo e per area
• Blocco dopo cinque tentativi falliti
• Copie di sicurezza cifrate in transito, con verifica dell'impronta e ripristino di prova
• Chiavi dell'assistente cifrate a riposo

7. I diritti delle persone

Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione (artt. 15-22 GDPR) e reclamo al Garante (www.gpdp.it). ⚠️ Le richieste vanno indirizzate al titolare, cioè all'azienda che usa il software, non a D&J. Se arrivano a noi le giriamo e assistiamo, ma non possiamo decidere su dati che non sono nostri. Per le questioni che riguardano il software in sé: D&J Corporate s.r.l.s., info@djcorporate.it, +39 379 343 2941.

8. Documenti collegati

• Nomina a responsabile del trattamento (art. 28) — il rapporto fra il titolare e D&J
• Informativa a chi usa il software per lavoro — art. 4 comma 3 dello Statuto dei Lavoratori
• Cookie — uno solo, tecnico
• Intelligenza artificiale — Regolamento (UE) 2024/1689

D&J Corporate s.r.l.s. — Via delle Sterlizie 62, 00048 Nettuno (RM) P.IVA 18242601005 · info@djcorporate.it · +39 379 343 2941