NexusVisite — informativa a chi lo usa per lavoro

Modello predisposto da D&J Corporate, da completare e consegnare a cura dell'azienda. Versione 1.2 — 10 settembre 2026. Assolve insieme:

• l'art. 4, comma 3, dello Statuto dei Lavoratori (legge 300/1970), che impone di dare «adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli»;
• gli artt. 13 e 14 del GDPR.

⚠️ Va consegnata prima che la persona cominci a usare il software, e va conservata la prova della consegna. Senza, i dati che il software raccoglie non sono utilizzabili a nessun fine — nemmeno organizzativo.

Da completare prima di consegnarla

In due righe

Usi NexusVisite per scrivere le visite che fai ai clienti. Il software registra quello che scrivi e quando lo scrivi. Serve a organizzare il lavoro commerciale. Non serve a valutarti. Questo foglio dice esattamente cosa viene registrato, chi lo vede e cosa se ne fa. Se qualcosa non ti torna, chiedi: hai diritto a una risposta.

1. Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è il tuo datore di lavoro, indicato sopra. Il software è fornito da D&J Corporate s.r.l.s. (Via delle Sterlizie 62, 00048 Nettuno RM), nominata responsabile del trattamento: lo fa funzionare, ma non decide nulla sui dati e non può leggerli dall'applicazione.

2. Che cos'è lo strumento

Un'applicazione web, che si usa dal computer o dal telefono, per registrare le visite commerciali: quale cliente, quando, con chi hai parlato, com'è andata, cosa hai promesso, quanti chilometri hai fatto. Non è un sistema di controllo. È lo strumento con cui fai il lavoro — la stessa cosa che prima si sarebbe scritta su un quaderno.

3. Cosa registra su di te

Tutto quello che segue, e nient'altro.

Il tuo account

Nome e cognome, nome utente, email aziendale, ruolo, area. La password è cifrata: non è leggibile da nessuno — né dal datore di lavoro, né da D&J, né da chi amministra il database.

Quello che scrivi

Le visite che registri: cliente, data, orari se li metti, tipo, esito, referente, note, prossima azione, chilometri e spese.

⚠️ Quando lo scrivi

Insieme alla data della visita, il software registra l'istante in cui hai premuto Salva, e mostra la differenza fra le due — per esempio «scritta 5 giorni dopo». Perché: chi legge un rapportino scritto tre settimane dopo sa che è ricostruito a memoria, e ne tiene conto. Non è un rimprovero, ed è del tutto normale scrivere in ritardo — il software è fatto per permetterlo.

Conteggi della tua attività

Nella pagina della direzione compaiono, per ciascuno: quante visite hai registrato nel periodo, su quanti clienti, quante positive, quante perse, quanti chilometri, e da quanto tempo non ne registri una.

⚠️ Il taccuino, e perché è diverso da tutto il resto

Il software ha una pagina Taccuino dove puoi appuntare quello che ti serve prima di scrivere il rapportino.

Quegli appunti li vedi solo tu. Non il tuo capo area, non la direzione. Il software non ha nessuna schermata da cui un'altra persona possa leggerli, e non è una promessa: è come è costruito, e ci sono prove automatiche che lo verificano.

Quando lasci l'azienda, i tuoi appunti vengono cancellati insieme al tuo account: non sono documenti aziendali come le visite, sono la tua brutta copia. ⚠️ Va detto però anche il limite. «Nessun altro dall'applicazione» non vuol dire «nessuno al mondo»: chi amministra il database vede le righe, come per ogni altro dato del software. Il taccuino non è il posto dove scrivere quello che non scriveresti in un rapportino.

Accessi

Ogni accesso lascia una riga nel registro tecnico del servizio, con il nome utente e l'orario. Vengono registrati anche i tentativi falliti e l'eventuale blocco dopo cinque errori.

4. Cosa NON registra

Non è una promessa: è come il software è costruito, e si può verificare.

• ❌ Nessuna posizione geografica. Nessun GPS, né sul telefono né altrove. Il software non sa e non può sapere dove sei
• ❌ Nessun controllo sul dispositivo: non legge la tua rubrica, le tue email, i tuoi messaggi, i tuoi file
• ❌ Nessuna registrazione audio o video
• ❌ Nessun conteggio di quanto tempo passi nell'applicazione, di quanto scrivi, di quanto sei «attivo»
• ❌ Nessuna profilazione e nessuna decisione automatica sul tuo conto

⚠️ Una cosa che invece SÌ, e devi saperla

Dall'8 settembre 2026 il software tiene un registro delle operazioni: ogni volta che qualcuno crea, modifica o cancella qualcosa — o esporta un elenco — resta scritta una riga con chi, quando, da quale indirizzo, su cosa. A cosa serve: rispondere a domande come «chi ha cancellato questo cliente?» o «qualcuno ha provato a entrare con la password sbagliata?». È una misura di sicurezza sui dati, richiesta dal Regolamento. Cosa NON è: non misura quanto tempo passi nell'applicazione, non conta quanto scrivi, non registra cosa leggi. Non produce nessun punteggio e non entra in nessuna valutazione. Restano vere tutte le righe qui sopra. Chi lo può leggere: solo la direzione della tua azienda. Non i capi area, non i colleghi, non noi di D&J. Quanto dura: 12 mesi, poi il software lo cancella da solo. Se ti sembra che venga usato per qualcosa di diverso da quello che c'è scritto qui, puoi rivolgerti al titolare o al Garante: gli indirizzi sono in fondo. Se un giorno una di queste cose cambiasse, questa informativa dovrebbe essere riscritta e riconsegnata prima.

5. Chi vede cosa

6. ⚠️ Quali controlli vengono fatti, e come

Questa è la sezione che l'art. 4 comma 3 richiede espressamente, ed è quella che conta di più.

A cosa servono i dati

Ad organizzare il lavoro commerciale: sapere quali clienti non si visitano da troppo tempo, quali promesse sono scadute, come sono distribuite le visite sul territorio.

A cosa NON servono

Il datore di lavoro dichiara che i dati raccolti da NexusVisite non vengono utilizzati per valutare il rendimento individuale, né per decisioni disciplinari, premiali o organizzative riguardanti la singola persona.

Non sono usati per confrontare le persone fra loro, per stabilire premi o richiami, né per provvedimenti disciplinari.

Come vengono fatti i controlli

• Non ci sono controlli automatici sul tuo operato: nessun allarme, nessun punteggio, nessuna segnalazione generata dal software
• I dati sono consultati dalla direzione nel normale coordinamento dell'attività commerciale
• Non esistono verifiche a campione né periodiche sul singolo

Se un giorno cambiasse

Se il datore di lavoro decidesse di usare questi dati per valutare le persone, scatterebbero obblighi diversi e più stringenti — accordo con le rappresentanze sindacali o autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro (art. 4, comma 1). In quel caso questa informativa sarebbe superata e dovresti riceverne una nuova prima.

Perché non serve l'accordo sindacale oggi

NexusVisite è uno «strumento utilizzato dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa»: l'art. 4, comma 2, lo esclude espressamente dall'autorizzazione preventiva. L'informazione che stai leggendo, invece, resta dovuta — ed è per questo che ti viene consegnata.

7. Perché è lecito

8. Per quanto tempo

Quando lasci l'azienda l'account viene disattivato: non puoi più entrare, e nessuno può entrare con le tue credenziali.

9. Dove stanno i dati

Su server situati nei Paesi Bassi, dentro l'Unione Europea, presso Railway Corp. Il traffico viaggia cifrato (HTTPS). Le password sono cifrate. Le copie di sicurezza sono verificate e provate periodicamente. ⚠️ Nessun dato viene venduto, ceduto o usato per pubblicità.

⚠️ Se attivi il calendario sul telefono

C'è una funzione che puoi accendere tu, da Sicurezza: pubblicare i tuoi giri a un indirizzo privato che il calendario del telefono legge da solo. Se la accendi, Google o Apple leggono quell'indirizzo e ne tengono copia sui loro server, che non stanno nei Paesi Bassi. Quello che esce è: il giorno, il comune e quante tappe, più il tuo nome, che serve solo a intestare il calendario nel telefono. Non escono nomi di clienti, indirizzi, recapiti né importi. È una tua scelta: la accendi tu, e da Sicurezza puoi spegnerla quando vuoi — il pulsante «Spegni il calendario» toglie l'indirizzo, e da quel momento non pubblichiamo più niente. Si spegne da sola anche ogni volta che cambi la password, tua o reimpostata dalla direzione: l'indirizzo è una credenziale come le altre, e si revoca con le altre. ⚠️ Spegnere ferma la pubblicazione, non cancella niente da Google. Quello che i loro server hanno già copiato resta sui loro server: per farlo sparire dal telefono va tolto anche l'evento da lì. È tutto quello che questo software può fare, ed è giusto tu lo sappia prima di attivarla, non dopo.

10. Se l'azienda accende l'assistente

Il software può essere collegato a un servizio di intelligenza artificiale (Claude, ChatGPT o Gemini) per due cose: mettere in ordine elenchi di aziende incollati a mano, e cercare aziende su internet. È spento salvo diversa decisione dell'azienda. Se acceso:

• riguarda solo quello che una persona scrive in quella pagina — il testo che incolla, o la descrizione di cosa cerca;
• non legge le tue visite, i tuoi dati né i tuoi rapportini;
• non prende decisioni e non produce valutazioni su nessuno.

⚠️ Nemmeno quando cerca sul web. Cerca aziende da contattare, non informazioni su di te né su nessuna persona dell'azienda.

11. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento:

• di sapere quali dati ci sono su di te e ottenerne copia (art. 15)
• di correggerli se sono sbagliati (art. 16)
• di cancellarli, nei limiti in cui non siano documenti aziendali (art. 17)
• di limitarne l'uso (art. 18)
• di riceverli in formato leggibile (art. 20)
• di opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse (art. 21)

Le richieste vanno rivolte al titolare indicato in cima, che risponde entro 30 giorni. Se ritieni che i tuoi dati siano trattati in modo non corretto puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.gpdp.it), o al giudice. ⚠️ Esercitare questi diritti non può in nessun caso comportare conseguenze sul tuo rapporto di lavoro.

12. Cosa ti chiediamo

Una cosa sola, e non è formale: ⚠️ Nelle note delle visite non scrivere dati delicati sulle persone che incontri: condizioni di salute, opinioni politiche o sindacali, vicende giudiziarie, situazioni familiari. Non è pignoleria: un dato di quel tipo cambia il regime giuridico dell'intero trattamento, e il software non può impedirti di scriverlo. Scrivi quello che serve al lavoro — cosa vi siete detti, cosa hai promesso, quando tornarci.

Presa visione

Dichiaro di aver ricevuto e letto questa informativa. Nome e cognome _____________________ Data _____________ Firma _____________________

Copia consegnata al lavoratore, copia conservata dal datore di lavoro.